انتخاب فرمت مناسب برای ذخیره یا انتشار عکس فقط به پسوند فایل مربوط نمی‌شود. هر فرمت برای یک نوع استفاده مناسب‌تر است و روی حجم فایل، کیفیت تصویر، امکان ویرایش، شفافیت و سازگاری با دستگاه‌ها و نرم‌افزارها تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل بهتر است به جای اینکه همیشه از یک فرمت استفاده کنید، فرمت را بر اساس مرحله‌ای که عکس در آن قرار دارد انتخاب کنید.

به عنوان مثال یک عکس دوربین ممکن است بهتر باشد به صورت RAW نگهداری شود اما همان عکس برای ارسال در پیام‌رسان یا انتشار در سایت به JPEG یا WebP تبدیل شود. در مقابل برای اسکرین‌شات، لوگو یا تصویر دارای پس‌زمینه شفاف معمولاً PNG انتخاب مناسب‌تری است.

وقتی صحبت از این می‌شود که «چطور این فایل را وارد ChatGPT کنم؟»، معمولاً PDF اولین پاسخی است که به ذهن می‌رسد؛ حتی زمانی که فایل اصلی می‌تواند ساختار بسیار مفیدتری را حفظ کند. PDF در درجه اول برای حفظ ظاهر ثابت یک سند طراحی شده است. اگرچه PDFهای استاندارد می‌توانند برچسب‌ها و ساختار منطقی داشته باشند، خروجی گرفتن از فایل‌های دیگر معمولاً صفحات گسترده و اسلایدها و سایر فایل‌های کاری را به صفحاتی تبدیل می‌کند که تحلیل دقیق آن‌ها دشوارتر است.

در چنین شرایطی، ممکن است ارتباط واضح بین ستون‌های جدول از بین برود، ترتیب خواندن متن‌های چندستونه به‌هم بخورد و فرمول‌ها نیز پشت مقادیر نهایی که نمایش داده می‌شوند پنهان شوند.